Evrak Depolama Sistemleri

Teknoloji Güvenlik Taahhüt

Evrak Depolama Sistemleri

Teknoloji - Güvenlik - Taahhüt

Neden bizimle çalışmalısınız?

Evrak Depolama Sistemleri

TEKNOLOJİ

Geri Çağırma ve İmha

Bilgisayar yazılımı ve barkod sistemi sayesinde koli, dosya veya elektronik medya geri çağırımı çok hızlıdır.


Geri çağırım hizmetleri aşağıdaki gibidir:

Geri çağırılan evrak kesinlikle bizim tarafımızdan, sadece sizin yetkilendirmiş olduğunuz personele, gerekli doğrulama şifresi sağlandığı takdirde verilir.

  • - Eğer evrak depoda incelenmek istenirse, yetkili personel gelmeden evrağı ve çalışma odası onun için hazırlanır.
  • - Depoya gönderilmek istenen evraklar işyerinizden bizim tarafımızdan teslim alınır.
  • - Bilgisayar sistemimiz imha tarihi yaklaşan evraklarınızı bize önceden bildirir, biz de size imha etmek isteyip istemediğinizi sorar, isteğinize göre ya imha ederiz, ya saklamaya devam ederiz, ya da size geri göndeririz.

Raporlar

Bize teslim etmiş olduğunuz evraklarınızın ve elektronik medyanızın hareketlerini takip edebilmeniz için aşağıdaki raporları yetkili personelinize sunarız:

  • - Yetkili personelinizin bize teslim edilmiş evrak ve elektronik medyaya hangi sıklıkta ulaştığını gösteren aylık işlem raporu. Bu rapor tam olarak kimin, ne zaman, hangi evrağa ya da medyaya ulaşmak istediğini ve ulaştığını maliyetiyle beraber size sunar.
  • - Aylık envanter raporu, hangi evrak ve elektronik medyanızın depomuzda saklandığını, hangilerinin imha edilip, hangilerinin depoya teslim edildiğini size sunar.
  • Yukarıdaki iki rapor dışında, şirketinizin her türlü isteğine göre raporlarımız kişiselleştirilebilir.

Ödeme

Ödemeler normal şartlar altında aylık olarak yapılır fakat şirketinizin isteği doğrultusunda çeyrek yıllık veya senelik olarak da planlanabilir.


Kontrat

Kontrat iki şirket arasında düzenlenecek olup, şirketler arası uzun ve mutlu bir beraberliği sürdürebilecek şekilde hazırlanır.Hizmet vereceğimiz şirketin istekleri doğrultusunda hareket etmek şirket politikamızdır.


Sigorta

Şirketimiz size sigorta alternatifleri sunabilir.Eğer bizim sunduğumuz alternatifler dışında bir sigorta ile anlaşılırsa, poliçenin bir kopyasıda bizde durur.Sigorta istemezseniz, teslim ettiğiniz evrakların ticari değeri olmadığına dair bir belge talep edilir.

Evrak Depolama Sistemleri

TAAHHÜTLERİMİZ

Müşterilerimize; depolama ve servis anlaşmamızın maddelerini açık ve net bir şekilde tanımlar ve anlaşmamız boyunca bu tanıma bağlı kalırız. EDS'ye güvenerek emanet ettikleri bilgi ve evraklarına uygun güvenliği sağlarız. Verdiğimiz hizmetlerde, kaliteli performansımızın ve güvenilirliğimizin önemini düzenli olarak vurgularız. Bilgilerini sakladığımız depomuzu fiziksel olarak kusursuz tutacağımıza ve bu kusursuzluk için maddi ve manevi hiçbir zahmetten kaçınmayacağımıza söz veririz.

Huzur, paha biçilmez bir histir ve EDS her hizmetin karşılığı olarak müşterilerine bunu hissettirir. Bu demektir ki, dikkatli planlama, uygulama, düzenli gözlemleme, statü raporları ve maliyet kontrolü ile EDS farkını yaratır. Çalışanlarımız sorumluluklarını ciddiye alır ve her hareketlerinde emanetlerinize verdiğimiz önem ortaya çıkar.

Farkımız koruma, sorumluluk, özen ve dikkatimizdir.

Size hizmet etmeyi bir tutku olarak görürüz. Dokümanları, dosyaları, kolileri, elektronik medya elemanlarını özenle istiflemek ve saklamak, istenildiğinde geri göndermek ve gerekirse imha etmek çoğu insan için zevkli bir iş olamayabilir. Ama biz bu işi zevkle yaparız. Günümüzde kendi işlerinin özüyle uğraşmak isteyen şirketler arşivlerini out-source ederler.

Bizi hemen şimdi arayın.

EDS size hizmet vermekten memnuniyet duyacaktır.

Evrak Depolama Sistemleri

GÜVENLİK

Doğası gereği, evrak ve elektronik medya üzerindeki bilgiler çok gizli ve rakip bir firma için değeri paha biçilmezdir. Yetkili imzaların bir listesi sizden istenir ve bu imzalar elektronik ortamda sistemimize girilir. Bu imzalar ileride sizin servis hizmetleriniz için referans olarak kullanılır. Yetkili personel ve imza listesi periyodik olarak güncelleştirilir.

Kolilerin ve elektronik medyaların üzerinde kesinlikle şirketinizin ismi ya da logosu yer almaz. Üzerlerinde bulunan barkod numaralarının hangi koliyi işaret ettiği yetkilendirmiş olduğunuz personel haricinde kimse tarafından bilinemez.Envanterimize giriş sadece yetkili personel tarafından çoklu şifreler girildikten sonra gerçekleştirilebilir.

Teslim ettiğiniz koliler depomuzda dağınık bir biçimde saklanır. Kesinlikle bir şirketin kolileri toplu halde aynı bölümde saklanmaz. Tüm istekler yazılı olarak yapılmalıdır. E-posta veya telefon görüşmeleri dikkate alınmayacaktır.

Depomuz düzenli olarak haşerat kontrolüne tabi tutulmaktadır. Her ihtimale karşı mevcut müşterilerimizi de korumak adına, yeni gelen her koli, haşerat kontrolünden geçirilmektedir.

Depomuzun içi ve dışı 24 saat, 365 gün, dünyanın her tarafından internet vasıtası ile yetki verdiğiniz kişiler tarafından izlenebilme imkanına sahiptir. Depomuzun yangın ve hareket sensörleri özel bir güvenlik şirketi vasıtası ile 24 saat 365 gün itfaiye ve emniyet birimlerine herhangi bir alarm durumunda haber verilecek şekilde donatılmıştır.

Depomuzun içinde 125 tonluk, kullanıldığında deponun hacmini kaplayacak kadar köpük bulunur. Sigara kullanmayan güvenlik görevlileri depomuzun içini ve dışını 24 saat denetlerler.

Evrak Depolama Sistemleri